وضعت مفاهيم عامة دارجة في شتى المنظمات وبمختلف أنواعها حول إدارة الجلسات تهدف إلى تحديد صلاحية رئيس الجلسة والحضور كما تبين أنواع الاقتراحات والنقاط التي تثار خلال الاجتماع ، وتحدد أهمية كل منها وأولوية مناقشته وكيفية اتخاذ القرار فيها ، وفيما يلي مسح موجز لهذه المفاهيم والنقاط :
1. أنواع الاجتماعات :
أول مفهوم من هذه المفاهيم هي تحديد نوع الاجتماع فقبل أن نسترسل في عرض مفاهيم إدارة الاجتماعات وجب في البداية أن نحدد طبيعة الجلسة هل هي اجتماع رسمي لهيئة أو جهة معينة داخل المنظمة أم هو لقاء للتشاور. ويمكن إيجاز الفرق بين النوعين بالآتي :
الاجتماعات الرسمية : وهي الاجتماعات التي تم وصفها من قبل اللوائح المنظمة ويخضع نظام إدارة هذا النوع من الاجتماعات إلى القواعد المنصوص عليها في اللوائح ويتطلب عقدها عدد معين من الأعضاء يمثل النصاب القانوني للاجتماع وتحدد في هذه الاجتماعات جدول أعمال محدد يضم قائمة بالمواضيع قيد النقاش وله يصدر القرارات والتوصيات المنظمة وتأخذ قوتها القانونية وإلزاميتها بحسب السلطة المخولة للهيئة المجتمعة ، ويترأس الاجتماع رئيس الهيئة القيادية أو نائبه.
الاجتماعات غير الرسمية : وهي لقاءات يتداعى لها الأعضاء أحياناً لتبادل وجهات النظر ومناقشة الأوضاع المحيطة بهدف الخروج بتصورات واقتراحات معينة، ولا تخضع هذه اللقاءات للوائح منظمة أو نصاب قانوني وتدار حسب المفاهيم العامة لإدارة الاجتماعات ، ويتم اختيار شخص يتولى إدارة الاجتماع في بداية اللقاء كإجراء تنظيمي فقط كم يتم تعيين شخص آخر تدوين النقاط المتفق عليها في الاجتماع وهي لا تعتبر قرارات أو توصيات لحين عرضها على اجتماعات رسمية للبت فيها. ويلجأ إلى الاجتماعات غير الرسمية في حالة احتدام الخلاف حول عدة أمور في المنظمة بشكل عطل من آليات عمل المنظمة حيث تتيح هذه اللقاءات فرصة للأطراف المختلفة في تفهم وجهات نظر الطرف الآخر مما يساهم في تقليل فجوة الخلاف ، كما يلجأ لهذه الاجتماعات عند تعذر عقد الاجتماعات الرسمية بسبب تعذر تحقيق نصاب قانوني أو ظروف محيطة في المنظمة جعلت من عقد الاجتماعات رسمية أمرا صعباً وتلجأ لهذه الاجتماعات أيضاً في الظروف الطارئة الغير اعتيادية التي قد تمر بها المنظمة.
كما تقسم الاجتماعات الرسمية أيضا من حيث دورية انعقادها إلى نوعين أساسيين :
أ. الاجتماع العادي :
وهو الاجتماع الذي تدار به أمور المنظمة بشكل عام وتتم بها متابعة شئونها وبرامجها وأعمالها وفعالياتها ويعقد بشكل دوري يحدد موعده اللوائح أو قرارات المجلس نفسه ، وفي هذا النوع من الاجتماعات يتم مناقشة جدول الأعمال في بداية الجلسة ويسمح للأعضاء إدراج أي موضوع للنقاش وبعد الاتفاق على جدول أعمال محدد يبتدأ الاجتماع الذي يناقش في العادة به جدول الأعمال قبل أن يقر ، وفي العادة يناقش في الاجتماع الاعتيادي المواضيع التالية:
جدول الأعمال أو مواضيع النقاش.
تقارير حول تنفيذ قرارات الاجتماعات السابق.
مناقشة مواضيع جديدة
وضع المقترحات ومناقشتها وإقرار المناسب منها
ب. الاجتماع الاستثنائي:
وهو اجتماع طارئ لمناقشة قضية معينة يدعو له رئيس الهيئة القيادية أو ثلث أعضاء المجلس أو حسب ما تحدده اللوائح ، وتسري عليه جميع اللوائح المنظمة للاجتماع العادي فيما عدا جدول الأعمال حيث يحدد جدول أعماله مسبقاً ولا يجوز إضافة أو تعديل جدول الأعمال المعلن ويدعى إلى هذا الاجتماع في حالات الطوارئ التي تتطلب حسماً عاجلاً من الهيئة القيادية بشكل يتعذر الانتظار لحين انعقاد الاجتماع الدوري أو عندما تدعو الحاجة لمناقشة موضوع مهم ومتشعب بحيث تتطلب الأمر لعقد اجتماع خاصة لمناقشته.
2. الأغلبية وأنواعها :
الأغلبية هي السند القانوني لإصدار القرارات والتوصيات بما أن أسلوب العمل الجماعي هو الإطار الذي تسير عليه المنظمات النقابية وتنقسم إلى نوعين أساسيين هما الأغلبية والأغلبية الخاصة :
· الأغلبية ( الأكثرية ) : وهو أن يكون عدد المؤيدين أكثر من المعارضين دون تحديد عدد معين للمؤيدين وهي الأغلبية التي تتخذ أغلب القرارات فيما عدا القرارات التي ورد بها نص لائحي يحدد أغلبية خاصة لاتخاذها.
· الأغلبية الخاصة : وهي أغلبية محددة بعدد معين من المؤيدين حيث تشترط اللوائح عند إصدار قرارات معينة بتحقيق أغلبية خاصة حتى تصدر هذه القرارات قانونياً بحيث يتم وضع ضوابط وشروط لاتخاذ مثل هذه القرارات التي غالباً ما تكون حساسة ، وتنقسم إلى ثلاثة أنواع :
أ. الأغلبية المطلقة : هي نصف عدد الأعضاء العاملين بما فيهم المتغيبين عن الاجتماع + 1 وتسمى أيضاً " الأغلبية المطلقة للعاملين".
ب. الأغلبية النسبية : هي نصف عدد الأعضاء العاملين الحاضرين +1 ولا يتم حساب عدد الأعضاء المتغيبين و تسمى أيضا " الأغلبية المطلقة للحاضرين" كما تسمى " الأغلبية العادية ".
ج. أغلبية الثلثين : وهي ثلثي الأعضاء العاملين الحاضرين
فإذا كان عدد أعضاء المنظمة ( 1000 ) عضو وحضر الاجتماع العام ( 600) عضو فإن الأغلبية المطلقة تكون ( 501 ) بينما الأغلبية النسبية (3001) أما أغلبية الثلثين للحاضرين هي ( 400) عضو فإذا حاز اقتراح معين على موافقة (250) واعتراض (200) وامتنع عن التصويت (150 ) عضو فإن الاقتراح يحوز على الأكثرية دون تحقيق أغلبية خاصة ، وبالتالي فإن المقترح يقر إلا إذا كان المقترح يتطلب أغلبية خاصة ، ويلجأ في العادة للأغلبية الخاصة عند إقرار بعض الاقتراحات الإجرائية التي يمكن حصرها في الحالات التالية :
· قفل باب النقاش.
· فصل العضو أو إسقاط قرار الفصل.
· طرح الثقة في الهيئة القيادية من قبل الهيئات الرقابية مؤتمر أو جمعية عمومية.
· طرح الثقة في رئيس المؤتمر.
· تعديل النظام الداخلي في الهيئات التشريعية مؤتمر أو جمعية عمومية.
· تعليق النظام الداخلي في المؤتمر
3-النصاب القانوني :
هو العدد القانوني الذي يصح على أساسه الاجتماع شرعياً ولا يقل عن الأغلبية المطلقة إلا إذا نصت اللوائح على خلاف ذلك حيث أن النصاب القانوني هو الذي يكسب الاجتماع شرعيته ويعطي السند القانوني لكافة قراراته وتوصياته ، وفي حالة عدم اكتمال النصاب لا يصح عقد الاجتماع إلا إذا نصت اللوائح على قواعد معينة في التعامل مع حالة عدم اكتمال النصاب خاصة في اجتماعات الجمعية العمومية والمؤتمر حيث يؤجل الاجتماع لمدة معينة أسبوع أو يوم أو ساعة ويعقد بنصاب أقل فإذا كان النصاب الفعلي ثلثي الأعضاء فيكون النصاب بعد التأجيل هو الأغلبية المطلقة أو ثلث الأعضاء أو ربعهم
وإذا انعقد الاجتماع وفي أثناء المداولات انسحب بعض الأعضاء بحيث فقد النصاب القانوني فإن صحة الاجتماع وشرعيته تسقط ولا يجوز الاستمرار في النقاش إلا إذا ورد نص صريح يسمح باستمرار انعقاد الاجتماع حتى مع عدم وجود نصاب قانوني إذا كان انعقد الاجتماع في البداية صحيحاً
4. جدول الأعمال :
ويحدد مجموعة المواضيع التي ستناقش في الاجتماع وترتيبها فهو يحدد مسار النقاشات في الاجتماع بحيث يبقى الجميع في خطو واحد ومنظم للنقاش ويمنع الاستغراق في المواضيع غير المطروحة في النقاش، يقوم مقرر الاجتماع _ أمين السر _ بإعداد جدول الأعمال بمشاورة الأعضاء ثم يطرح للنقاش كمقترح في بداية الاجتماع حيث يقوم المجتمعون بتعديله بالإضافة أو تغيير الترتيب أما إذا كان الاجتماع استثنائي فلا يصح مناقشة أي أمر خارج عن جدول الأعمال المعلنة كما لا يصح تعديل جدول الأعمال المعلن.
ويفترض في جدول الأعمال أن يطلع عليه الأعضاء قبل عقد الاجتماع بمدة كافية ويفضل إرفاق جدول الأعمال المقترح مع الدعوة ، ويشتمل جدول الأعمال أولا على الأعمال الإجرائية ثم المواضيع الرئيسية المرد نقاشها حيث يضم الآتي :
- قرار بنود جدول الأعمال أو تعديلها.
- قراءة المحضر السابق لإقراره أو تعديله ، والقراءة تكون بقصد التأكد من أن مضمون المحضر هو بالضبط ما دار من مناقشات وما اتفق عليه في الاجتماع السابق من قرارات وتوصيات وليست القراءة لمناقشة المواضيع واتخاذ قرارات بشأنها.
- متابعة ما تم تنفيذه حسب ما هو مدون من قرارات في المحضر السابق إضافة إلى ما تراكم من أمور لم تنفذ من اجتماعات سابقة ، وتكون مسؤولية مقرر الاجتماع أن يدون بشكل مستمر كل الأمور المعلّقة التي تنتظر التنفيذ لمتابعتها في الاجتماعات القادمة إلى أن تُـنفذ.
-النظر في المراسلات الواردة للهيئة القيادية التي يعرضها المقرر ويجوز إحالة هذا البند إلى باب ما يستجد من أعمال.
-مواضيع الاجتماع الرئيسية وتشمل مناقشة المهام الجديدة والمدرجة ضمن الخطة العامة للهيئة القيادية وكيفية تنفيذها وتوزيع التكاليف فيما بين الأعضاء.
-باب ما يستجد من أعمال ويتم فيه مناقشة أي موضوع يرغب أحد الأعضاء في نقاشه ويناقش في هذا البند في العادة بعض القضايا الطارئة والمستجدة لتحديد موقف المجتمعون منها كما يناقش فيه الأمور الإدارية داخل الهيئة القيادية كشؤون الموظفين وغيرها.
-تحديد موعد الاجتماع القادم ومكانه وجدول أعماله
وإذا لم يسعف المجتمعون الوقت لمناقشة بعض المواد المدرجة على جدول الأعمال فإنها تؤجل إلى الاجتماع القادم على أن يكون لها الأولوية في جدول الأعمال.
نموذج لجدول أعمال
1. أمور إجرائية
i. إقرار جدول الأعمال.
ii. إقرار محضر الاجتماع السابق.
iii. مناقشة تقارير اللجان.
2. الأعمال الجديدة
i. بيان المهمة
ii. معايير الأداء
iii. خطة العمل والميزانية
3. بنود أخرى مضافة
4. باب ما يستجد من أعمال
5. تحديد الاجتماع القادم ، الموعد والمكان وجدول الأعمال
- الاقتراحات ونقاط المقاطعة
الاجتماعات تعتبر هي الخلايا المحركة والعاملة في المنظمة خاصة وأن المنظمات والنقابات تقوم على أساس العمل الجماعي حيث يجب أن تعبر جميع القرارات والتوصيات الصادرة عن توجهات الأغلبية داخل المنظمة والذي لا يمكن أن يتحقق إلا من خلال عقد جلسات يحضرها المعنيين داخل المنظمة ويتداول في هذه الجلسات الآراء والتصورات وتحدد من خلالها الأولويات ويتخذ بها مجموعة من القرارات والتوصيات وتوزع فيها التكاليف بين الأعضاء. وتقوم هذه الاجتماعات والجلسات على أسس و ضوابط نقابية متعارف عليها سواء كانت هذه الاجتماعات لهيئة قيادية تنفيذية أو مؤتمر أو جمعية عمومية أو حتى لجنة فرعية ، وسنتناول في هذا الفصل المفاهيم النقابية العامة في تنظيم الاجتماعات ثم نتعرض لنظام الاجتماعات .
1. الاقتراحات وأنواعها :
تأخذ الاقتراحات أهمية كبيرة في إدارة الهيئات القيادية في المنظمات فالقرارات كانت بالأساس مقترحات تمت الموافقة عليها من قبل الهيئة القيادية ، وتنقسم الاقتراحات من ناحية مضمونها إلى نوعين رئيسيين ، وهما الاقتراحات الموضوعية والاقتراحات الإجرائية :
الاقتراحات الموضوعية : هي تلك المقترحات المتعلقة بالموضوع المثار للنقاش نفسه ويهدف من طرحها أما حل المشكلة المثارة أو تبني موقف معين من المسألة المثارة فهي تعني بشكل مباشر بالمواضيع المطروحة في جدول الأعمال فبعد نقاش كل موضوع منها في الاجتماع يقوم المجتمعون باقتراحات عدة تصورات للخروج بقرار معين.
الاقتراحات الإجرائية : وهي تلك المقترحات المتعلقة بنظام سير الجلسة كتحديد وقت معين للمتكلمين أو اقتراح برفع الجلسة مؤقتا أو تعليق الجلسة للاجتماع القادم أو قفل باب النقاش أو سحب الثقة من الهيئة القيادية، وبعض هذه المقترحات تحتاج إلى أغلبية خاصة كما أسلفنا حسب ما ينص عليه النظام الداخلي للمنظمة.
أما من حيث شكل الاقتراح فيمكن تقسيم الاقتراحات إلى أنواع متعددة لكل منها ضوابط معينة وهي :
أ. اقتراح رئيسي
ب. اقتراح بالتعديل
ج. اقتراح بالتحويل
د. اقتراح بالتأجيل
ه. اعتراض على مناقشة اقتراح
و. سحب الاقتراح
ز. اقتراح بقفل باب النقاش
أ. الاقتراح الرئيسي :
وهو عبارة عن عرض فكرة رئيسية أو تصور واضح أمام المجتمعين لمناقشته والتصويت عليه كأن يتقدم أحد المجتمعين مثلاً باقتراح إصدار مجلة أسبوعية للمنظمة ، ويخضع هذا النوع من الاقتراحات للضوابط التالية :
لا يصح عرض اقتراح رئيسي ما دام هناك اقتراح رئيسي آخر أمام المجتمعين يناقشون اقتراح آخر بل يجب اتخاذ قرار بشأن الاقتراح الأول ثم يعرض الاقتراح الرئيسي الثاني .
يقدم الاقتراح إما كتابة أو شفوياً ، ويجب أن يثنى عليه عضو آخر في الاجتماع بمعنى أن يعلن شخص آخر تأييد المقترح .
يناقش المقترح مرة واحدة ويصوت عليه ، وإذا لم سقط فلا يجوز مناقشة نفس المقترح في نفس الجلسة.
يصوت على المقترح بعد مناقشته من قبل المجتمعين ويقر إما بالأكثرية أو بالأغلبية الخاصة إذا كان المقترح ضمن المقترحات التي نصت اللوائح بأنها تتطلب أغلبية خاصة.
ب. اقتراح بالتعديل :
وهو عبارة عن اقتراح بتعديل مقترح رئيسي أو أي مقترح آخر سواء بالإضافة أو الشطب أو التغيير كأن يقترح أحد الأعضاء بأن يعدل المقترح الخاصة بإصدار مجلة أسبوعية للمنظمة بأن تكون مجلة شهرية ، ويخضع الاقتراح بالتعديل للضوابط التالية :
يجب موافقة صاحب الاقتراح الرئيسي على إدخال التعديل وإلا فلا ينظر في التعديل أصلاً .
يصح تقديم اقتراح بتعديل اقتراح التعديل بشرط موافقة صاحب التعديل الأول .
ج. اقتراح بالتحويل :
وهو اقتراح بتحويل دراسة الاقتراح الرئيسي أو حتى اتخاذ القرار بشأنه إلى إحدى لجان الهيئة القيادية أو تشكيل لجنة خاصة لهذا الغرض ، وتخضع للضوابط التالية :
بالإمكان تعديله .
يجوز تشكيل لجنة من خارج أعضاء الهيئة القيادية.
إذا قرر المجتمعون تشكيل لجنة خاصة لإحالة المقترح إليها وجب على المجتمعين تعيين أعضاء اللجنة أو انتخاب الأعضاء من بين المجتمعين أو تحديد كيفية انتخاب الأعضاء إذا كانوا من خارج الهيئة القيادية كما يجب تحديد حجم اللجنة التي يطلب صاحب الاقتراح تحويل الموضوع إليها ومدى صلاحياتها ومدة عملها ، كأن يقترح مثلاً إحالة مقترح معين مثلاً إلى لجنة ثلاثية يعينها الرئيس وتعطى الصلاحية الكاملة باتخاذ ما يلزم من قرارات .
د. اقتراح بالتأجيل :
وهو اقتراح بتأجيل النقاش في الاقتراح الرئيسي المطروح للنقاش إلى جلسة قادمة أو إلى بعد فترة محددة في نفس الجلسة ، ولا توجد ضوابط معينة على هذا الاقتراح سوى أنه بالإمكان تعديله.
ه. اعتراض على مناقشة الاقتراح :
وهو عبارة عن احتجاج على مناقشة اقتراح رئيسي أو تعديل عليه لأسباب تتعلق بظروف المنظمة وأهدافها ويمكن اعتبار هذا المقترح نقطة النظام إلا أنه يختلف عن نقطة النظام بأنه بتعلق بمخالفة المقترح لأهداف المنظمة وسياساتها العامة بينما نقطة النظام تتعلق بمخالفة المقترح بدستور النقابة ولوائحها المنظمة. ويخضع للضوابط التالية :
يتم الاعتراض بالوقوف والكلام ولا يحتاج لأخذ إذن من الرئيس .
الاعتراض مقبول عند بداية عرض الاقتراح ولا يقبل بعد بدء النقاش في الاقتراح .
يحتاج الاعتراض إلى تأييد ثلثي الحضور لكي يقر.
بإمكان الرئيس نفسه أن يقدم هذا الاعتراض .
لا يحتاج إلى تثنية من عضو آخر.
لا يناقش الاعتراض ولا يعدل ، بل يطرح للتصويت فوراً أو يسحب صاحب الاقتراح اقتراحه.
و. سحب الاقتراح :
يصح لصاحب الاقتراح طلب سحب اقتراحه في أي وقت شاء ، وبدون إبداء الأسباب ما دام الاقتراح لم يعرض للتصويت. ويخضع للضوابط التالية :
يصح لأي شخص الاعتراض على سحب القرار وفي هذه الحالة يطرح الرئيس الأمر للحضور ويصوت على سحب الاقتراح مباشرة بدون نقاش أو تعديل .
إذا رأى معظم الحاضرين استمرارية النقاش في الاقتراح فيصبح لصاحب الاقتراح أن يتقدم بطلب آخر لسحب اقتراحه بعد أن يتطور النقاش وتتضح ضرورة سحب الاقتراح .
ز اقتراح بقفل باب النقاش :
وهو اقتراح بإنهاء النقاش في موضوع معين أو اقتراح رئيسي معين والانتقال إلى الموضوع الذي يليه ، مثال : اقتراح بقفل باب النقاش في موضوع المجلة والانتقال إلى موضوع آخر ، أو اقتراح بقفل باب النقاش في كل ما يتعلق بالتقرير الأدبي والانتقال إلى التقرير المالي . ويخضع هذا المقترح للضوابط التالية :
للمقترح أولوية خاصة حيث يطرح الاقتراح بقفل باب النقاش فور انتهاء الشخص المتكلم وقبل مناقشة الاقتراحات الأخرى حتى وأن قدمت قبل اقتراح قفل باب النقاش.
إقرار المقترح يحتاج أغلبية خاصة وعادة ما تكون ثلثا " 3/2 " الحضور أو حسب ما تنص عليه لوائح النظام الداخلي.
بعد الموافقة على المقترح يعلن الرئيس عن فتح باب التسجيل وطلب الكلام بصورة نهائية ، ثم يسمح للمسجلين بالكلام ويقفل باب النقاش بعد انتهائهم إلا إذا نص المقترح بالاكتفاء بعدد معين من الأسماء.
بالإمكان تقديم اقتراح بتحديد النقاش في الموضوع بعدد معين من الأشخاص أو مدة معينة .
2- نقاط المقاطعة :
تعتبر نقاط المقاطعة في الاجتماعات من أهم الأدوات التي تضمن سير الاجتماعات وفق الأطر النقابية السليمة وهي حق تمنحه اللوائح والأعراف لكل الأعضاء العاملين في الاجتماع ، ولكل نقطة من نقاط المقاطعة أولوية في الطرح وفيما يلي ترتيب هذه النقاط حسب أولويتها :
أ. نقطة النظام
ب. نقطة استفسار
ج. نقطة توضيح
د. طلب الكلام ( نقطة دخول في المناقشة )
أ. نقطة النظام :
إذا خرج الأعضاء عن موضوع المناقشة أو خرج على نقطة في الدستور أو اللائحة الداخلية فإن من حق أياً من الأعضاء برفع نقطة النظام وتكون له أسبقية الكلام، وهي عبارة عن اعتراض مقدم من أحد الأعضاء بسبب الخروج عن النظام في الجلسة كمخالفة المتحدث أو الممارسة المطروح لدستور المنظمة أو لوائحها الداخلية أو خروج المتحدث عن الموضوع المثار للنقاش والمدرج ضمن جدول الأعمال، ويجب على العضو الذي يثير نقطة نظام في هذه الحالة تحديد المخالفة بالضبط بالإشارة إلى النص الذي تم مخالفته أو بالرجوع إلى جدول الأعمال أو قرارات المجلس، وتخضع نقطة النظام للضوابط التالية :
عند رفع نقطة عند رفع نقطة نظام يصح لرفعها مقاطعة أي متحدث أو حتى إيقاف التصويت .
يصح رفع نقطة نظام على قرار اتخذه الرئيس بشأن نظام الجلسة أو تحديد مدة الكلام أو شابهها ، وفي هذه الحالة يعرض الأمر للتصويت .
يجب إثارة نقطة النظام فور وقوع الخطأ ، ولا يصح النظر فيها عند تأخرها وبدأ النقاش في أمر آخر إلا إذا كان الخطأ يتعلق بمخالفة صريحة للدستور أو اللائحة الداخلية ترتب عليه خطأ في الإجراءات اللاحقة فيصح رفع نقطة نظام في أي وقت .
