ماهية جدول الارسال في الاعمال الادارية
1- تعريف جدول الإرسال:
جدول الإرسال أو ما يسمى بكشف الإرسال هو وثيقة إدارية رسمية داخلية و خارجية تسجل فيه الوثائق و الأوراق و الملفات المرسلة من جهة إدارية معينة إلى جهة أخرى و يرفق جدول الإرسال هذه الوثائق للجهة المرسل اليها.
2- لماذا تحرر جدول الإرسال؟
يحرر جدول الإرسال للأسباب و الأغراض التالية:
ا-ضمان وصول الوثائق المرسلة.
ب- تفادي ضياع أو التلف لهذه الوثائق.
ج- الإعفاء من المسؤولية في حالة التزوير او ضياع او تلف او سرقة.
د- يعتبر الجدول ادات إثبات و مرجع للجهتين الجهة المرسلة و الجهة المرسل إليها.
3-كيف يحرر جدول الإرسال؟
يتضمن جدول الإرسال نفس الشكليات تقريبا التي تتضمنها الرسالة الإدارية من دمغة وطابع و رقم و المكان و التاريخ مع ذكر اسم المرسل إليه دون ذكر اسم المرسل بالإضافة الى كتابة جدول الإرسال في وسط الوثيقة ثم يليه جدول يتكون من ثلاثة خانات وهي:
ا- الخانة الأولى: تتضمن عدد مفصل للأوراق و الوثائق المرسلة .
ب- الخانة الثانية: وهي تتضمن عدد هذه الوثائق بالإضافة إلى ذكر المجموع في أسفل الجدول.
ج- الخانة الثالثة:
وتسمى بخانة الملاحظات المقصود بها الأهداف الداعية للإرسال : ككتابة للإطلاع او الاعلان او التنفيذ او لنظر او للامضاء و غيرها من الاهداف و اخيرا لا ننسى امضاء الجدول من طرف الجهة المرسلة و كذلك الجهة المرسل اليها و ترفق الوثائق المرسلة مع نسختين من جدول الارسال و يوقع عليهما و توجه النسخة الثانية الى الجهة المرسلة مع احتفاظ الجهة المرسل اليها بالنسخة الاولى.
